こんにちは。
札幌市白石区・札幌市東区のフラワーショップ、株式会社マルイチです。

今回は、通常の商品紹介や入荷情報とは少し違い、弊社で進めているシステム開発日記として、先日開発した業務システムについてご紹介します。

今回開発したのは、花屋の現場で使うことを前提とした
ご注文管理システムと請求書管理システムです。

現時点では、弊社の社内業務改善を目的として開発したシステムです。

ただ、実際に花屋を運営している立場から見ると、これは同じように注文管理や請求業務で悩んでいる生花店様にとっても、かなり参考になる仕組みではないかと思っています。

また、店舗業務のシステム化や、実店舗向けの業務改善に関心のあるエンジニアの方にとっても、花屋という少し特殊な業界の実務をどう仕組み化していくかという点で、面白い内容かもしれません。

花屋の仕事は、意外なほど管理業務が多い

花屋の仕事というと、お花を仕入れて、束ねて、販売する。
そんなイメージを持たれることが多いかもしれません。

しかし実際の現場では、接客や制作以外にも多くの管理業務があります。

お客様情報の確認。
ご注文内容の記録。
配達日時の管理。
配達先住所の確認。
札名やメッセージカードの内容確認。
スタッフ間での共有。
法人様への請求書発行。
未入金・入金済みの確認。

特に、供花、法要、お祝い花、法人注文、配達注文などが重なると、管理する情報は一気に増えます。

紙のメモ、手書き伝票、個別のメッセージ、電話メモだけで管理していると、どうしても確認漏れや入力ミスが起きやすくなります。

花屋の現場で本当に怖いのは、商品を作ること以上に、
「情報が正しく共有されていないこと」
です。

だからこそ今回、弊社では注文管理から請求管理までをつなげるシステムを開発しました。

ポイント① ご注文管理システムで、オーダー管理を劇的に楽に

まず大きなポイントは、ご注文管理システムです。

花屋の注文は、単純な商品名と金額だけでは完結しません。

誰からの注文なのか。
どこへ届けるのか。
いつ届けるのか。
何の用途なのか。
札名は必要なのか。
メッセージカードはあるのか。
配達なのか、店頭引き取りなのか。
請求なのか、現金なのか。

このように、ひとつの注文に多くの情報が紐づいています。

今回のご注文管理システムでは、これらの情報をできるだけわかりやすく入力・管理できるようにしました。

入力された注文情報は、同一社内のスタッフ全員で共有可能です。

担当者だけが内容を知っている状態ではなく、必要なスタッフが同じ情報を確認できるため、店舗間の連携や引き継ぎもスムーズになります。

さらに、配達や納品が必要な注文は、Googleカレンダーへの登録にも対応しています。

カレンダーに登録しておくことで、配達予定の確認がしやすくなり、日時の見落とし防止にもつながります。

そして配達時には、Googleカレンダーに登録された住所を押すことで、Googleマップと連携できます。

つまり、配達スタッフがあらためて住所を手入力する必要がありません。

住所の打ち間違い。
検索ミス。
配達前の確認作業。

こういった細かい負担を減らせるだけでも、現場の効率は大きく変わります。

また、注文内容をメッセージアプリへ共有できるようにすることで、スタッフ間の確認もさらにしやすくなりました。

「この注文、どうなってる？」
「配達先どこだっけ？」
「札名の内容、確認できる？」

こうしたやり取りを減らし、必要な情報をすぐに確認できる環境を作ることが、今回の大きな目的のひとつです。

ポイント② 請求システムは、ご注文管理システムと直結

もうひとつの大きなポイントは、請求書管理システムです。

この請求システムは、ご注文管理システムと直結しています。

つまり、注文管理システムに登録された情報をもとに、請求書を作成できます。

今まで個別に入力していた請求書の内容を、あらためて手入力する必要がありません。

花屋の請求業務では、手入力によるミスが起こりやすいです。

お客様名の入力間違い。
金額の打ち間違い。
商品内容の転記ミス。
配達日の記載漏れ。
請求そのものの見落とし。

特に法人様や葬儀関係、定期的なお取引があるお客様の場合、請求業務は非常に重要です。

そこで今回の請求システムでは、未請求の注文が請求システムのTOP画面に残り続ける仕組みにしました。

請求処理をしない限り、未請求の情報が消えません。

これにより、請求者の見逃しを限りなくゼロに近づけることができます。

さらに、請求書はボタンひとつでPDF出力が可能です。

急ぎで請求書が必要になった場合でも、注文情報からすぐに請求書を発行できます。

担当者が不在でも、全店スタッフが必要に応じて発行できるため、請求業務が特定の人だけに集中しにくくなります。

発行後も、未入金・入金済みなどのステータスを確認できます。

どの請求がまだ未入金なのか。
どの請求が入金済みなのか。
どの注文がまだ請求処理されていないのか。

これらを一目で確認できるようにすることで、請求後の管理までスムーズになります。

注文から請求までがつながると、現場は大きく変わる

今回のシステムで特に大きいのは、注文管理と請求管理が別々ではなく、つながっていることです。

注文を受ける。
注文内容を登録する。
スタッフ全員で共有する。
Googleカレンダーに登録する。
配達先をGoogleマップで確認する。
必要に応じて請求書を発行する。
PDFで保存する。
未入金・入金済みを確認する。

この流れをひとつの仕組みとして管理できるようになると、現場の負担はかなり減ります。

これまで人の記憶や手書きメモに頼っていた部分を、システムで見える化する。

これまで何度も同じ情報を入力していた部分を、注文情報から連携する。

これまで確認に時間がかかっていた部分を、スタッフ全員が同じ画面で確認できるようにする。

こうした小さな改善の積み重ねが、日々の業務時間を大きく削減してくれます。

花屋の悩みは、花屋の現場からしか見えない

一般的な業務管理ツールはたくさんあります。

しかし、花屋の仕事には花屋ならではの特殊な流れがあります。

供花には供花の管理があります。
法要には法要の確認事項があります。
お祝い花には札名や納品先の確認があります。
法人様には請求書や入金管理があります。
配達には住所、時間、会場情報の確認があります。

こうした細かい実務は、実際に花屋の現場にいないと見えにくい部分です。

今回のシステムは、外側から見た便利ツールではなく、実際に花屋を運営している中で感じた不便をもとに作りました。

だからこそ、花屋の現場で本当に起こる悩みに合わせた仕組みになっています。

同じように、注文管理や請求業務に課題を感じている生花店様にとっては、こうした仕組み化の考え方だけでも参考になる部分があるのではないかと思います。

また、実店舗向けのシステム開発に関心のある方にとっても、花屋のようにアナログ業務が多い業界をどのように効率化していくかという実例として、ひとつの可能性を感じていただけるかもしれません。

管理業務が減ると、お花とお客様に向き合う時間が増える

システム開発の目的は、ただ便利なものを作ることではありません。

最終的な目的は、現場の負担を減らし、お客様対応や商品づくりに集中できる時間を増やすことです。

注文内容を探す時間。
配達先を確認する時間。
請求書を打ち直す時間。
未請求を確認する時間。
入金状況を整理する時間。

これらの時間を少しずつ減らせれば、その分だけお客様への対応や、お花の品質管理に時間を使えます。

花屋にとって本当に大切なのは、お客様の想いに合わせたお花をきちんと届けることです。

そのためにも、裏側の管理業務はできるだけ正確に、できるだけ効率よくしていく必要があります。

今回のシステム開発は、そのための大きな一歩になりました。

まとめ：花屋の業務改善には、まだ大きな可能性がある

今回開発したご注文管理システムと請求書管理システムにより、弊社の管理業務は大きく変わりました。

注文管理が楽になる。
スタッフ全員で情報を共有できる。
Googleカレンダーに登録できる。
配達時にGoogleマップと連携できる。
メッセージアプリで共有できる。
請求書を手入力なしで発行できる。
PDF出力もボタンひとつでできる。
未請求・未入金・入金済みを一目で管理できる。

これらの機能によって、花屋の管理業務は圧倒的に削減できます。

花屋の仕事は、まだまだアナログな部分が多い業界です。

しかし、現場の悩みをひとつずつ仕組み化していけば、もっと働きやすく、もっとミスの少ない環境に変えていけるはずです。

株式会社マルイチでは、これからも札幌市白石区・札幌市東区のフラワーショップとして、お花の品質やサービスはもちろん、業務改善やシステム開発にも積極的に取り組んでいきます。

供花、法要花、お祝い花、法人様向けのご注文、札幌市内・近郊への配達など、お花のご相談はぜひフラワーショップマルイチへ。

そして、花屋の業務改善や、現場に合わせたシステムづくりに興味のある方にも、今回の開発日記が少しでも参考になれば幸いです。