こんにちは。
札幌市白石区・札幌市東区のフラワーショップ、株式会社マルイチです。

先日ご紹介した、花屋による花屋のための花屋専用オーダーシステム。

ご注文内容の管理、お客様情報の共有、配達・制作内容の確認など、日々の花屋業務を効率化するために自社で開発を進めてきました。

そして今回、そのオーダーシステムと連携できる新しいシステムとして、
請求書管理・発行システムを開発しました。

今まで手入力していた請求書作成を一気に効率化

これまで請求書を作成する際は、お客様ごと、会社様ごとに内容を確認しながら、1項目ずつ入力する必要がありました。

お届け日、商品内容、金額、配達先、会社名、担当店舗などを確認し、請求書用に再入力する作業は、思っている以上に時間がかかります。

さらに、注文件数が増えれば増えるほど、入力ミスや確認漏れのリスクも高くなります。

そこで今回開発した請求書管理・発行システムでは、
オーダーシステムに登録された注文情報をもとに、ダイレクトに請求書を作成できる仕組みにしました。

つまり、オーダーシステムに蓄積された情報から、

・請求書の作成
・請求書の発行
・PDF化
・お支払い状況の管理

までを、一連の流れで処理できるようになりました。

請求書作成からPDF化まで一発で完了

このシステムの大きな特徴は、請求書の作成からPDF保存までをスムーズに行えることです。

これまでのように、別のソフトを開いて入力し直したり、金額を転記したり、PDF化のために別作業をしたりする必要がありません。

オーダーシステムに入っている情報をそのまま活用することで、
注文管理と請求書管理がつながるようになりました。

花屋の業務では、法人様からのご注文、葬儀関係のご注文、配達を伴うご注文など、あとから請求書を発行するケースが多くあります。

そういった注文を、日々の業務の中で確実に請求処理へつなげられるようにしたことが、今回の一番大きな改善点です。

入金済み・未入金・ご請求済みも一目で確認

さらに今回のシステムでは、請求書を発行するだけではなく、
お支払い状況の管理もできるようにしました。

管理画面では、

・入金済み
・未入金
・ご請求済み

といった状態をカテゴリー別に確認できます。

そのため、どの請求書がすでに入金済みなのか、どのお客様が未入金なのか、どこまで請求処理が進んでいるのかを一目で把握できます。

請求書は作って終わりではありません。

発行後の確認、入金確認、未入金管理まで含めて、初めて業務として完了します。

今回のシステムでは、その流れをできるだけわかりやすく、現場で使いやすい形にまとめました。

未処理の注文が残り続けるから、見落とし防止にもつながる

もうひとつの大きなポイントは、
オーダーシステムに蓄積された情報を請求書管理側で処理しない限り、未処理として残り続けるという点です。

つまり、請求処理が必要な注文を見落としにくい仕組みになっています。

日々の業務では、接客、制作、配達、仕入れ、電話対応など、同時にたくさんの作業が発生します。

その中で、あとから請求書を発行する注文を忘れずに管理することは、とても重要です。

今回のシステムでは、未処理の情報が残ることで、
「請求書を出し忘れていた」
「入金確認が漏れていた」
「どこまで処理したかわからない」

といった状況を防ぎやすくなります。

花屋の現場から生まれた、花屋のための業務改善

今回の請求書管理・発行システムも、外部のシステム会社に丸投げして作ったものではありません。

実際に花屋を運営している中で、
「ここが面倒」
「ここでミスが起きやすい」
「この作業をもっと短縮したい」

という現場の課題をもとに、自社で開発したシステムです。

花屋の仕事は、お花を販売するだけではありません。

注文管理、配達管理、請求書作成、入金確認、法人様対応、葬儀関係の管理など、裏側には多くの事務作業があります。

その事務作業を効率化することで、もっとお客様対応や商品づくりに時間を使えるようになります。

これからも業務改善を進めていきます

株式会社マルイチでは、札幌市白石区・札幌市東区のフラワーショップとして、地域のお客様に安心してご利用いただけるお店づくりを進めています。

同時に、日々の業務をより正確に、より効率よく進めるためのシステム開発にも力を入れています。

今回の請求書管理・発行システムによって、オーダーシステムから請求書発行、PDF化、お支払い管理までがつながりました。

これからも、花屋の現場に本当に必要な仕組みを考えながら、業務改善・効率改革を進めてまいります。

札幌市白石区・札幌市東区でお花のご注文、法人様の定期的なお花のご依頼、お供え花、プレゼント用のお花、葬儀用生花などをご検討の際は、ぜひフラワーショップマルイチへご相談ください。